安定感のあるセミナー

そうはいっても、報告を書く目的から見た書くポイントがわからないと右往左往するので、その点をとりあげてみる。
情報を盛りこむ必要……どんな報告も事実がもとになっている。
しかし、ビジネスでは事実だけでは価値はない。
事実がモノ（商品）、カネ（売上げ）、ヒト（考えアイデア）と結びついたとき“情報”になる。
この情報の盛りこまれていない、あるいは情報としてヒットになるものがない報告は、単なる作文になってしまう。
上司の役に立つ内容を……次に、報告を書くからには読む人がいる。
一般には上司であるから、報告書は上司とのコミュニケーションのはたらきをしている。
割り切って考えれば、上司へのサービスとして書くのが報告書である。
上司の役に立つ内容でなければならない。
以上２つを心がければ、よい報告文が書ける。
通信教育受講終了 報告書　このたび、標題につき受講を終了しましたので、下記のとおり報告いたします。
1.講座名文章技術速習法2 .主催者ワードアカデミー3 .期間平成元年２月１日（水曜日）から平成元年４月28日（金曜日）まで。
4 .結果総合評点95点。
合格証を授与された。
5 .感想：通信教育のおかけで、文書作成に自信がついた。
テキストはワープロにそのまま利用できるものなので、実務に役立てたい。
以上。
結論から先に……報告文を書くには、まず事実を整理することから始める。
ことがらや数字をランダムにメモをし、その中から結論的な部分を探り出す。
多くのビジネス文にも共通するが、まず結論から書く。
説明や理由はあとまわしにしてよい。
次に説明は事実を優先して書く。
自分の考えがあっても、それは最後のしめくくりの箇所に書く。
具体的には、それぞれの報告書の様式に従って書き並べる。
ひと目でわかりやすいように見出しを工夫する。
見直した上で直接渡す……書き終わったら、必要事項に書き落としがないか、数字や文字にまちがいがないかチェックする。
提出は、なるべく上司の余裕のあるとき、一言添えて直接渡すのがマナーで、こっそり、黙って上司の机の上や未決裁箱に入れるのはよくない。
グラフ化が有効……販売や営業の月報の作成などを命ぜられたら、上司に実績がひと目でわかるように、図やグラフを用いるのもよい。
多くの場合は数字の一覧表を作成するが、これをさらにグラフで示してあれば、忙しい上司はわかりやすくて助かる。
目的に応じたグラフで……日々の売上額を示すときのように、数量が時間の変化に伴い増減するものは折れ線グラフがよい。
また区分し比較を示すには棒グラフ、あるいは全体の中の各割合を見るには円グラフというように工夫する。
さらには、文章にするとややこしい内容を、図で示すのもよい。
同じ報告書でも、読み手がわかりやすいように手を入れた工夫をすれば感心される。
問題の所在を明確に……ビジネスレポートは、書く内容がわかっていても、目的を正しく理解しないと的はずれのものができあがってしまう。
たとえば、特に販売営業レポートを書けと言われたような場合は、多くの場合、業績が思わしくないので、どこか改善点がないかを求めてレポートさせるわけである。
もちろん事実を正確に書くのが第一であるが、その事実から問題のありかがわかるように書く。
承認の得やすい書き方を……秦議書や企画書は、あることがらを担当した場合、案となる事実を調べて書いたり、案そのものを立てて上司や関連部署の決裁や承認を求めるために書く。
したがって、上司が「イエス」か「ノー」の判断をしやすい書き方、自信がある場合は承認の得やすい書き方がコツである。
要は、これらの文書力のために求められ、その結果がどうなるかまで想定して、読み手に役立つ文書にしあげることである。
内容は具体的に……同じ報告書でも、レポートと名のつくものは長文になる。
しかし、ビジネスには名文は必要ないから、上手な文章を書こうと思って悩む必要はない。
その代わり、内容は具体的でなければならない。
具体的とは、情報がきちんと整理され、数字等が盛りこまれているかどうかである。
かりにそのほとんどが箇条書きであっても、内容がすぐ役立つものであればよい。
簡潔で肯定的に……文章は短いセンテンスにし、キビキビした言いまわしを心がける。
否定より肯定的な述べ方がよい。
つまりポイントをはずさず、説得力があり、上司を納得させる書き方にする。
様式にのっとる……ただし、秦議書や企画書の場合は、文章も大切だが書き方の様式からはずれないこと。
多くの場合、会社に書き方のきまりがあるはずなので、それに従う。
期日厳守……いくらよい報告書やレポートを書いても、会社や上司の求める期日に間に合わなくては失格である。
ビジネスマンになったからには、報告レポートの類は早めに短時間で書く習慣をつける。
レポートを書くのもサラリーのうちで、会社から見ればコストがかかっている。
わずか１枚か２枚の報告書を書くのに、半日や１日もかかってはたいへん高価なものにつく。
日ごろから問題意識をもつ……短時間で書けないのは、書く技術より問題意識の程度にある。
日ごろから仕事上についていろいろな角度から考えていれば、いざとなってもすらすら書けるはずである。
ビジネスレターとは……社外文書には、社交儀礼文書と取引文書がある。
両方とも手紙であるが、特に後者の手紙はビジネスレターという。
公私問わない手紙の“定石”……手紙ならだれでも書いた経験がある。
私用文の手紙も公用文の手紙（ビジネスレター）も本質は変わりない。
古来、手紙には永い間に自然にできあがった、だれもが納得のいく決まった定石”がある。
たとえば、次の礼状の文は、分解するといくつかの部分から成り立っている。
縦書きの場合なら、このあとの行の下に手紙の発信者名を書き、次の行の上に受信者名（あて先名）を書く。
一定の形式を守る……手紙は用件を伝えるためのものであるが、いきなり用件に入るのではなく、書き出しは頭語で始め、書き終わりは結語でしめくくる。
頭語のあとにはいくつかのあいさつを述べる。
これを前文という。
次に起語を置いて用件を述べる。
これを主文という。
用件が終わったら終わりのあいさつを述べる。
これを末文という。
最後に頭語に対応する結語を置く。
このように手紙は、頭語―前文―主文―末文―結語と書くのが定石であるが、ビジネスレターでは、この定石をいろいろと変化させる。
型に従えば書きやすい……たとえ肉親や親しい友人に出す私用の手紙でも、ある程度は定石をふんだ書き方をするが、あまり型どおりの書き方はしない。
これに対して、ビジネスレターは、簡潔を要しながらも、逆に定石一型を重んずる。
なぜなら、さし出す相手が社外であるため、礼儀を尽くす必要があるからである。
また一定の型を重んずることによって、書きやすくもあり、読みやすくもなるという面もある。
スピーディーな“１件1葉”型式……取引文書の場合は、何より内容そのものがだいじである。
礼儀を重んじた書き方で定石どおりに並べたのみでは事実（受信者名発信者名日付など）や用件がめだたなくなり、はなはだ都合が悪い。
ビジネスにはスピードが要求される。
そこで考え出されたのが、ビジネスレターの“１件１葉”型式である。
１枚の紙に１つの用件をわかりやすく書き並べる方式である。

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